חתימה על הסכם התקשרות עם תורמים

תקופות החגים מאופיינות כתקופות שבהן, מנהלי עמותות פונים בעיקר לציבור התורמים בבקשה שייקחו חלק משמעותי בפעילות העמותה שלהם. לרוב הפניה נעשית באמצעות קביעת פגישה יזומה, שיחות טלפוניות (כולל טלמרקטינג), פניה בכתב, שיווק ופרסום ברחבי המדיה השונים ועוד.

מתי ובאיזה שלב, בעת פנייתכם כמנהלי עמותות לתורמים פוטנציאלים, חשבתם להציע להם לחתום על הסכם התקשרות לשם הבטחת תרומתם וקיום הפרויקט/ הפעילות הממומנת?    

רבים נוטים לחשוב, כי הבאת ההצעה כזו בפני תורמים פוטנציאלים לחתום הסכם התקשרות, עלול להרתיע אותם ולאף להביא למצב שבו לא יתקבלו מהם כלל תרומות.

האמת היא שמרבית הפרויקטים הגדולים המקודמים על ידי עמותות נרקמים לאחר חתימה על הסכם התקשרות, לרוב, ביוזמת התורם בכדי להבטיח שכספי התרומה ישמשו למטרה שהוגדרה על ידו. גם פרויקטים שממונים על ידי משרדים או גופים ממשלתיים מעוגנים היטב בחוזים מול העמותות הנתמכות.

חתימה על הסכם התקשרות עם תורמים

עובדות אלו עשויות להראות שהצעה לחתימה על הסכם התקשרות עם תורמים לא רק שלא תרתיע, אלא דווקא תשדר רצינות, תקנה אמינות וודאות וכן תבטיח לתורם ולעמותה הנתמכת את כלל זכויותיהם והתחייבויותיהם יחדיו.      

להלן נקודות מומלצות להתייחסות בעת גיבוש הסכם התקשרות עם תורמים פוטנציאלים:

מטרת התרומה: רצוי להגדיר לאיזו מטרה מוגדרות התרומה, בכדי שתהא וודאות מקסימלית לצדדים (הן לעמותה והן לתורמים) מה השימוש שייעשה בכספי התרומה ולאילו צרכים. למשל, ניתן להגדיר תרומה שמטרתה לפיתוח וקידום פרויקט ספציפי שמתנהל תחת הפעילות של העמותה; תרומה שנועדה לרכישת של מוצר, שירות או נכס מסוים שישמש אוכלוסייה מסוימת; מימון פעילות שוטפת בתחום מוגדר וכיוצ"ב.

תנאים עיקריים למתן תרומה: ככל שהתרומה מיועדת לכיסוי ומימון פעילות המתמשכת על פני זמן רב או שהיא מורכבת מאוד, יש לשאוף להעמיד תנאים מסוימים לקבלת התרומה בהתייחס למקרה הספציפי. כל זאת, גם כדי שהתורם יבטיח שכספי התרומה חלילה לא ירדו לטמיון וגם כדי שהעמותה תוכל לעמוד בהתחייבויותיה. דוגמאות להגדרת תנאים לקבלת התרומה – קבלת אישורים ממשרדים רלוונטיים (לרבות אישור ניהול תקין, סעיף 46, אישורים ממשרדים הקשורים לתחום פעילות העמותה), ליווי מקצועי שוטף של בעלי מקצוע ספציפיים (רו"ח, עו"ד, יועצים פיננסיים), קבלת מימון ממקור נוסף בסכום מסוים.  

שלבים או אבני דרך למימוש התרומה: מומלץ לקבוע שלבים מוסכמים לקבלת התרומה בהתאם להקדמות הפרויקט שאותו התורם מעוניין לקדם או בהתאם לשלבים אחרים המתאימים לאופי התרומה והפעילות (בין אם עבור פרויקט או פעילות שוטפת).  

דרכי פיקוח ודיווח: קביעת והגדרת אמצעים ודרכים שיאפשרו לתורם לפקח על תרומתו ולקבל דיווח שקוף אודות השימוש בכספי התרומה ועמידת העמותה בהתחייבויותיה. למשל, מינויו של אדם או בעל מקצוע שיהא אחרי לפיקוח אופן השימוש בתרומה או התקדמות הפרויקט הממומן, שליחת דוחות פעילות אחת לתקופה, שליחת דוחות ביצוע תקופתיים ועוד.  

מתן קרדיט והוקרה לתורם: קרדיט והוקרה לתורם הינן פעולות שכיחות למדיי בקרב עמותות, אשר לרוב נוקטות בהן בתקשורת שלהן עם התורמים. יחד עם זאת, ראוי גם לכלול זאת בהסכם ההתקשרות, כאשר הכללת סעיפים מעין אלו מאפשרות לעמותה גם לתת תמורה כלשהי בגין התרומה הנדיבה שקיבלה.

דרכי קרדיט והוקרה מקובלים ומומלצים הינם: הצבת שלט על שם התורם במשרדי העמותה או בחדר מסוים במשרדי העמותה, התחייבות לפרסום שם התורם כמי שמימן את הפעילות בכל פרסום רשמי של העמותה (לרבות פרסום בע"פ, הפצת סרטונים, פרסום חוברות וחומרים פרסומיים ועוד), קיום טקס מיוחד וחגיגי בשיתוף עם התורם תוך אזכור שמו, הנפקת תעודת הוקרה וכבוד ועוד.

** מדובר ברשימת נקודות מומלצות, אשר אינה ממצה או מהווה רשימה סגורה**

האמור לעיל אינו מהווה ייעוץ משפטי ו/או תחליף לקבלת ייעוץ משפטי מעורך דין ו/או חוות דעת משפטית. המידע המוצג והמפורט לעיל הינו מידע חלקי וכללי בלבד והמסתמך על המידע עושה זאת באחריותו ועל דעת עצמו בלבד.